ネット通販の領収書、印刷して保存だけではNG？個人事業主の「電子取引データ保存」3つのルールと、売上5,000万円以下なら使える簡単な方法をFP2級がやさしく解説

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メールで届いた請求書のPDF。ネット通販の「領収書はこちら」のボタン。とりあえず印刷して、クリアファイルにパチンと綴じる。その紙のファイル、実はもう「本体」ではありません。几帳面な人ほど、律儀に印刷して、律儀にルールから外れているという、ちょっと切ない事態が起きています。

2024年（令和6年）1月から、データでやり取りした請求書や領収書は、データのまま保存することが義務になりました。とはいえ、専用システムを買えという話ではありません。無料でできる方法も、間に合わない人のための逃げ道も、国税庁がちゃんと用意しています。この記事では、個人事業主・フリーランスが最低限おさえるべきところだけを順番に整理します。

結論：ルールは3つ、でも小規模なら実質2つでいい

先に要点だけまとめます。

• 対象は「データで受け取った・データで送った」請求書・領収書・注文書・契約書・見積書など。紙でもらったものは対象外
• 原則ルールは①改ざん防止 ②ディスプレイやプリンタの備え付け ③日付・金額・取引先で検索できることの3つ
• 2年前の売上高が5,000万円以下なら、③の検索要件は不要（税務調査でデータを出せるようにしておけばOK）
• ①は国税庁のひな形を使った「事務処理規程」を1枚用意するだけでも満たせる。費用ゼロ
• それでも間に合わないときは猶予措置がある。まずはデータを消さずに残すことが最優先

いちばんまずいのは「印刷したから安心」と思ってデータを消してしまうこと。紙は残っているのにデータが無い、という状態がいちばん復旧しにくいパターンです。

帳簿づけや申告書づくりに不安がある方は、初年度無料で始められるやよいの青色申告 オンラインのような会計ソフトを使うと、仕訳から申告書の作成までまとめて進められます。

そもそも「電子取引」ってどれのこと？

国税庁の説明はこうです。書面でやり取りしていたら保存が必要だった書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に相当する電子データを受け取ったり渡したりした場合、そのデータの電子保存が義務付けられています。

身近な例に置き換えると、こうなります。

ポイントは「請求書だけではない」こと。注文書も、送り状も、見積書も入ります。ネット通販をよく使う人ほど、対象データは多いはずです。なお保存する年数のルールは紙のときと同じで、こちらは領収書・レシートは何年保存する？で整理しています。

原則ルールは3つだけ

国税庁のパンフレットに書かれている原則ルールは、次の3つです。

① 改ざん防止のための措置をとる（真実性の確保）

次のどれか1つを満たせばOKです。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• 受け取ったデータに速やかにタイムスタンプを付ける
• 訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システム等で授受・保存する
• 改ざん防止のための事務処理規程を策定し、運用し、備え付ける

一人でやっている人は、いちばん下の「事務処理規程」が圧倒的にラクです。国税庁のサイトに各種規程等のサンプルが公開されていて、Wordのひな形をダウンロードして名前と日付を入れるだけ。費用ゼロ、所要時間は10分ほどです。税務署への提出も不要で、自分の手元に置いておきます。

② ディスプレイやプリンタ等を備え付ける

保存したデータを確認するための機器を用意しておく、という要件です。パソコンとプリンタが仕事場にあるなら、もう満たしています。ここで悩む人はまずいません。

③ 日付・金額・取引先の3つで検索できるようにする（可視性の確保）

加えて、「日付や金額での範囲指定検索・2つの要素を組み合わせた検索ができること」か「税務調査等の際にデータのダウンロードの求めに応じられること」のどちらかが必要、とされています。

……と書くと急に難しく聞こえますが、小規模な事業者には大きな例外があります。次で説明します。

売上5,000万円以下なら、検索要件は不要

国税庁のパンフレットには、はっきりこう書かれています。「基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の方」等は、データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、検索要件を満たす必要はありません。

個人事業主でいえば、2年前の売上高が5,000万円以下ということ。多くのフリーランス・副業の方がここに当てはまります。つまりやることは「税務調査のときにデータを渡せる状態にしておく」だけです。

とはいえ、自分で探せないファイルは税務署にも渡せません。検索要件が不要な人も、次の2つのどちらかはやっておくと安心です。国税庁が「簡易な方法」として紹介しているやり方です。

• 索引簿をつくる：表計算ソフトに「連番・日付・金額・取引先・備考」を並べた一覧を作り、ファイル名の連番と対応させる
• ファイル名に規則を持たせる：「日付_金額_取引先」の順で名前を付け、特定のフォルダにまとめる（例：20261001_110000_カスミ商店.pdf）

おすすめは後者です。ファイル名を付け替えるだけなので、専用ソフトも表計算の管理もいりません。月末に「請求書」フォルダを開いて、ダウンロードしたPDFの名前をまとめて直す。それだけで、原則ルールの体裁は整います。

間に合わなくても大丈夫。「猶予措置」という逃げ道

ここまで読んで「今年の分、もう手遅れでは……」と青ざめた方へ。国税庁は、原則ルールへの対応が間に合わない人のために猶予措置を用意しています。次の2つの両方を満たせば、データを保存しておくだけで大丈夫とされています。

1. 原則的な保存ルールに従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合。事前の届出は不要で、「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められます
2. 税務調査の際に、データのダウンロードの求めとプリントアウトした書面の提示・提出の求めの両方に応じられるようにしていること

つまり最優先は「データを消さないこと」。逆にいえば、猶予措置に乗るつもりでも、データを削除していたらアウトです。メールを整理するときに添付ファイルごと消す、という習慣がある方はとくにご注意を。

そして猶予措置の条件は、どちらも「税務調査の際に」から始まります。調査そのものが怖いというより、そのとき手元が整理されているかどうかが効いてきます。実際に調査が来る確率は決して高くありませんが、来たときに慌てないための備えという意味では、この保存ルールはいちばん取り組みやすい部類です。

3つの対応パターンを比べる

ここまでの内容を、現実的な選択肢に落とすとこうなります。

件数が増えてくると、Aは地味にしんどくなります。「あの請求書、去年の何月だっけ」を探す時間が月に30分を超えたら、そこが乗り換えどき。会計ソフト側に証憑を置いておけば、仕訳から書類にすぐ飛べますし、検索要件も自動的に満たせます。ソフトごとの違いは個人事業主の会計ソフトはどう選ぶ？で比較しています。

おまけ：この対応が「75万円控除」につながる

じつはこの話、節税の入口でもあります。青色申告特別控除は、令和9年分から最大75万円に引き上げられます（現在の65万円から）。その適用を受けるには、「優良な電子帳簿」か「デジタルシームレス保存」のいずれかの要件を満たしたうえで、電子申告をすることが必要です。

いずれもあらかじめ届出書の提出が要ります。国税庁は「適用を受ける年分の法定申告期限までに提出すれば大丈夫」と説明していて、すでに優良な電子帳簿で65万円控除を受けている人は、改めて届出書を出さなくても75万円控除が受けられます。控除額の段階と条件は青色申告の65万円控除が“75万円”にで詳しく整理しました。

電子取引データの保存は、その土台部分にあたります。今やっておく手間が、そのまま将来の控除10万円分の準備になると考えると、少し気が楽になるはずです。

判断に迷ったら、聞ける相手を用意しておく

「うちの規程の書き方でいいのか」「この保存方法で通るのか」は、事業の中身によって答えが変わります。帳簿まわりの不安は、ひとりで抱えるといちばん時間を食う分野でもあります。税理士に相談できる体制を月額で持っておくのも、選択肢のひとつです。

まとめ｜今日やるのは「消さない」と「規程1枚」

• データでやり取りした請求書・領収書・注文書・契約書・見積書などは、データのまま保存が義務（2024年1月〜）
• 原則ルールは①改ざん防止 ②ディスプレイ・プリンタ ③日付・金額・取引先で検索の3つ
• 2年前の売上高が5,000万円以下なら③は不要。ダウンロードの求めに応じられればOK
• ①は国税庁ひな形の事務処理規程で満たせる。費用0円・提出不要
• 検索は「日付_金額_取引先」のファイル名か索引簿という簡易な方法でよい
• 間に合わなければ猶予措置。事前届出は不要、人手不足なども相当の理由として認められる
• 令和9年分からの青色申告特別控除75万円は、電子帳簿まわりの要件＋電子申告が条件

やることを1つに絞るなら、これです。今日、パソコンに「2026_電子取引」という空のフォルダを1つ作る。あとは、ダウンロードした領収書をそこに放り込むだけ。完璧な運用は来年の自分に任せて、まずはデータが散らばらない置き場所をつくるところから始めましょう。

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※本記事は2026年9月時点の法令・国税庁の公表資料（電子帳簿等保存制度特設サイト、パンフレット「電子帳簿等保存制度を活用して、デジタル化をさらに進めてみませんか？」令和8年6月、「電子帳簿保存法対応！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について」令和6年11月）をもとに作成しています。個別の保存方法や要件の当てはめは、所轄の税務署または税理士にご確認ください。